會貿通 (MMT Account) ---  Excel 會 計 商貿系統

功能包括 : 會計 / 銷售 / 採購 / 物料及生產管理


       支 援版本 Excel 2000; 2002; 2003; 2007; 2010; 2013 及 2016
 

MMT Account Software Download ( Excel Accounting )


Excel Accounting and MRP system with Sales, Purchases and Inventory

About Mark-Motum Co Ltd and MMT Account Software

MMT Account-Business vs MMT Account-Basic System run on Excel all versions

Guidelines of Excel Accounting Macro setup and MMT Account

english home


以下
指引協助用戶安裝和設定 "會貿通" 系統

 

1).

Excel 2000, 2002 and 2003 巨集安全層級設定

  備 註: 一般情形下, 毋須執行這項目的設定, 因為這項本質是 Excel 預設的設 定.

           只有在巨集功能被關閉時,才需執行這項目的設定

2).

Excel 2007, 2010, 2013 and 2016 巨集安全層級設定

   備註: 一般情形下, 毋須執行這項目的設定, 因為這項本質 Excel 預設的設定.

           只有在巨集功能被關閉時,才需執行這 項目的設定

3).

會貿通系統安裝

4).

設定期初會計賬目

4.1). 簡易設定 (採納預設賬戶表)

4.2). 用戶自訂設定

5). 應收賬及應付賬的關連賬戶設定

6).

存倉物品 / 產品 / 採購物品設定

7).

銷 售訂單 及 發票

8).

採 購單 及 收貨輸入

9).  公司資料設定及更新
9.1). 在 發票 及 採購單上加入第二個公司名稱
9.2). 在發票 及 採購單上加入公司標誌
10).  在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上編號條碼 (Barcode)
11).  以密碼保護會貿通系統
12).  會貿通軟體的系統檔和資料檔的 儲存位置
12.1)  資料備份
12.2)  從 電腦完全移除會貿通軟體及其資料檔





1). Excel 2000, 2002 及 2003 巨集安全層級設定

Excel 巨集需設為 "啟動" 模式, 否則"會貿通"系統不能正常操作.  

請 按照下述步驟設定巨集的安全層級  : --

1).

開啟 Excel

2).

單擊工具上的 "工具" 按鍵, 把鼠標移至 "巨集", 再選取 "安全性", 然後選取 "安全性層級" 頁

3).

選取 "中" 層級, 然後按下 "確定" 鍵


Macro Security Setting





2). Excel 2007, 2010, 2013 及 2016 巨集安全層級設定
 

Excel 巨集需設為 "啟動" 模式, 否則"會貿通"系統不能正常操作.  

請 按照下述步驟設定巨集的安全層級  : --

 

1).

開啟 Excel

2).

2.1) Excel 2007 - 單擊左 上角的 "Excel" 標誌, 再按下 "選項" 鍵

2.2) Excel 2010, Excel 2013 及 2016- 單擊左上角的 "檔案" 鍵, 再按下 "選項" 鍵

3).

單擊 "信任中心", 按下 "信任中心設定" 鍵, 再按 "巨集設定" 選項

4).

選取 "停用所有巨集 (事 先通知)", 然後按下 "確定" 鍵

Trust Center Setting
Security Setting

5).

按下 "信任中心設定" 鍵, 再按 "訊息列" 選項

6).

選取 "ActiveX 控制項和巨集之類的主動式內容遭到封鎖時, 在所有應用程式中顯示訊息列" , 然後按下 "確定" 鍵

Message Bar




3). 會貿通系統安裝

1).

下載 "會貿通" 軟體, 並把下載得來的壓縮檔儲存在電腦內

2). 在 Windows 檔案總管中, 新增一個臨時資料夾 ( 例如 :   C:\MMTFiles\  ).  這個資料夾是要儲存 第 3 項步驟內解壓得來的檔案.

3).

下載得 來的壓縮檔解壓縮, 把解壓得來的全部檔案 (共 有 4 個檔案) 儲存在第2項所述的資料夾內

(提示 : 解壓得來的全部檔案必須儲存在同一個資料夾內)

備註 : 當會貿通系統成功安裝後, 儲存在臨時資料夾內 的檔案將毋須再使用.  因此, 完成系統安裝後, 用戶可把該臨時資料夾刪除.

4).

開啟 Windows 檔案總管,  打開上述的臨時資料 夾, 並雙擊名稱為 "安裝" 的 Excel 檔案 

5). 當 Excel 啟動時, 須依照下述指示啟動巨集, 否則系統不會執行安裝工作 : -- 

5.1).

若 使用 Excel 2000, 2002 或 2003, 當 Excel 啟動時, 會彈出一警告語, 指出 "安裝" 檔含有巨集, 要求用戶確認是否開啟巨集

請按下 "開啟巨集" 鍵  ( 註: 若選取 "關閉巨集" 鍵, 系統則不會進行安裝 )


macro enable

5.2).

若使用 Excel 2007, 當 Excel 啟動時, 會在工具列下方出現安全警告, 單擊"選項"鍵, 便會出現巨集安全性選項.   請選取 "啟用這個內容", 然後按 "確定"鍵

Security Options

macroenable2007

5.3). 若使用 Excel 2010, 2013 2016, Excel 啟動時, 會在工具列下方出現安全警告選項, 

請 單擊"啟用內容"鍵 

macroenable2013

6).

完成上 述步驟後, 系統會執行安裝工作, 把"會貿通" 軟體安裝 在電腦內.  

7). 在進行系統安裝的過程中, 會要求用戶輸入公司的資料, 並建立相關的資料檔.


資料檔名稱的格式是 "檔案名稱- yyyy",  建 議檔案名稱為2 至3 個中文字(或4 至6 個英文字母),   "yyyy" 代表會計年度的開始年份, 由系統配上, 用戶毋須輸入



Company Data Input

8).

完成" 會貿通"系統安裝後, 電腦螢幕上會展現主目錄頁

main menu

9).

用戶必 須依照下述步驟輸入期初會計賬項,及設定各資料 庫後, 才可輸入資料 :--

9.1).

期初會計賬項設 定
在主目錄下, 單擊 "公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

按下 "設 定期初賬目" 鍵

9.2).

存倉物品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "存 倉物品 生產管理" 鍵, 以開 啟 "存倉物品及生產管理" 頁;
按下 "存倉物品設定及更新"

9.3).

應收賬和應付賬關連賬戶設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "賬 戶設定"

9.4).

客戶資料設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "客 戶設定"

輸入客 戶資料時,系統會自動配上一個客戶編號,用戶亦可自行輸入他們喜好的客戶編號. 但輸入的編號不 可以是 5位以內的數目字.

9.5).

產品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "產 品設定"

9.6).

應商設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "應商設定"

輸入應商資料時,系統會自動配上一個應商編號,用戶亦可自行輸入他們喜好的應商編號. 但輸入的編號不可以是 5位以內的數目字, 不論有否冠以 "S"代號.

9.7).

購物品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "購物品設定"

9.8).

交貨地址設定
(備註 : 當有多個地點接收供應商交來的貨物時, 則需要設定交貨地址)
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "交貨地址設定"





4). 設定期初賬目

系統完 成首次安裝後, 需要執行期初賬目設定, 只有完成期初賬目設定後, 方可進行入數


期初賬目設定包括下述項目 :--

1).

輸入上 個會計年度的最後結算日期

2).

設定科 目表 / 賬戶表

簡易設定 -- 用戶若對科目表沒有特別要求的話, 則建議採納簡易設定

用戶自訂設定 -- 較適合專業會計人士, 及由其他會計系統轉過來使用 "會 貿通" 的企業




4.1). 簡易設定 (採納預設賬戶表)

1).

在主目錄下, 單擊 " 公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

 

2).

按下 "設 定期初賬目" 鍵後, 版面會轉換成一張工作表,

 

3).

請在工作表的 C10 儲 存格上, 輸入上個會計年度最後一天的日期, 格式是 yyyy/mm/dd
提示 : 輸入的日期必須
公司的年結月份 一致 (例如 : 若果公司的年結月份是 3月, 而上一個已完成年結的會計年 度是 2015年4月1日至 2016年3月31日, 輸入的日期便是 "2016/03/31" ) 

Chart of Account Setup

4) .

相關儲存格中, 輸入各賬戶上年度的結餘金額, 作為新一年度的期初結餘.  

( 提示 : 借 項的總結餘金額與貸項的總結餘金額, 必須相同.  若兩者有差異時, 資料儲存便不能進行 )

註 : --
  4.1

4.2

對於一間沒有過往會計賬目的全新公司, 則毋須輸入上年度的結餘 (即 : 各賬項金額為零)

對 於過往有營運的公司來說, 用戶可選擇在日後才利用總賬入數方式, 把上年度的結餘輸 入系統.  這 個方式進行的話, 則毋須在表格上輸入各賬項的結餘金額 (即 : 各賬項金額為零)

5) .

"儲存並返回主目錄" 鍵, 系統會儲存有關資料, 並返回主目錄頁  

完成儲存科目表及期初結餘的同時, 系統會依據所設定的會計年度, 修正資料檔名稱最後的4位數字(即代表會計年度的部份),  修正後的4位數字是會計年 度的第一天的年份

完成後, 用戶即可進行總賬入數 (只需按下 "會計總賬入數" 鍵, 即可開啟總賬輸入介面 )

general ledger

6) . 若有需要, 用戶可修改, 刪除或複製先前在會計總賬輸入的資料.

要顯示
交易的詳細資料, 請輸入相關的 "日記賬類別" 及 "交易編號" (即頁面上 C6 及 C7 位置上的資料 ).  系統會在頁面上顯示該交易的詳細內容.  

6.1)用戶可修改該筆交易的內容, 修改完成後, 可用滑鼠按下 "儲存" 鍵 (或在鍵盤按下功能鍵 "F5"), 系統即會已修改的內容儲存下來.

6.2)耍刪除該筆交易,  用戶可用滑鼠按下 "刪除記錄" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "D" 鍵) 把該筆交易刪除.

6.3)若耍把交易內容複製並另存新日記賬,  用戶可用滑鼠按下 "複製賬目" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "M" 鍵), 系統即會顯示輸入介面, 指示用戶輸入新日記賬的 "日期" 及 "日記賬類別"

duplicate

輸入相關資料, 並按下 "繼續" 鍵後, 系統會把賬項複製到日記賬輸入頁上, 用戶可按需要修改交易詳情 (例如 :賬項內容; 借項 / 貸項金額 等), 完成後按下 "儲存" 鍵, 把交易儲存在系統內.




4.2) 用戶自訂設定科目表 / 賬戶表

1).

在主目錄下, 單擊 " 公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

 

2).

按下 "設 定期初賬目" 鍵後, 版面會轉換成一張工作表,

 

3).

請在工作表的 C10 儲 存格上, 輸入上個會計年度最後一天的日期, 格式是 yyyy/mm/dd


提 示 : 輸入的日期必須公司的年結月份 一致 (例如 : 若果公司的年結月份是 3月, 而上一個已完成年結的會計年 度是 2015年4月1日至 2016年3月31日, 輸入的日期便是 "2016/03/31" )

Initial Company Data Setup

4).

在工作表的第15 列開始, 會題示預設的科目表, 用 戶可增加 / 刪除或修改賬戶編號或名稱.

若用戶
對科目表沒 有特別要求的話, 可採納預設的科目表, 直 接輸入各賬戶的期初結餘, 然後單擊 "儲存並返回主目錄" 鍵, 系統便會儲存有關資料.

用 戶亦可依從下列規則, 修 改科目表:--

a).

"1" 開頭的賬戶編號, 屬於資產類別;

b).

"2" 開頭的賬戶編號, 屬於負債類別;   "3" 開頭的, 屬於權益類別;

c).

"4" 開頭的賬戶編號, 屬於收入類別;   "8" 開頭的, 屬於其他收入類別;

d).

"5"; "6" "9" 開頭的賬戶編號, 屬於支出類別;

e).

"36" 開頭的賬戶編號, 只供系統使用, 保留作年度盈 / 虧報告

f).

賬 戶編號在 1 位數到 5 位數之間

g).

賬戶層 級由賬戶編號的位數來決定 ( 例如 : 賬戶編號 '1' 屬於第 1 級;  賬戶編號 '1142' 屬於第 4 級, 餘此類推 )
1 級是最高層級, 第 5 級是最低層級

h).

從第 1 級到第 4 級的賬戶, 賬戶編號必須由數目字組成;
5 級的賬戶, 頭 4 個位, 必須是數目字, 第 5 個位可容許數目字或英文字母, 但不接受英文字母 'O' 或 'I'

i).

1 級的賬戶外有賬戶編號必須有 他的上級賬戶.
上 級賬戶編號與他的下級賬戶編號比較, 就是少了最
後 的一個位 (例如 :  '114' 是 '1141' 和 '1142' 的上級賬戶 )

 

5).

完成設定科目表後, 請在相關儲存格內, 輸 入各賬戶的期初結餘

( 提示 : 借 項的總結餘金額與貸項的總結餘金額, 必須相同.  若兩者有差異時, 資料儲存便不能進行 )

註 : --
  5.1

5.2

對於一間沒有過往會計賬目的全新公司, 則毋須輸入上年度的結餘 (即 : 各賬項金額為零)

對 於過往有營運的公司來說, 用戶可選擇在日後才利用總賬入數方式, 把上年度的結餘輸 入系統.  這 個方式進行的話, 則毋須在表格上輸入各賬項的結餘金額 (即 : 各賬項金額為零)

6).

"儲存並返回主目錄" 鍵, 系統便會儲存有關資料.

 

7).

完成儲 存科目表及期初結餘的同時, 系統會依據所設定的會計年度, 修正資料檔名稱最後的4位數字(即 代表會計年度的部份),  修正後的4位數字是會計年 度的第一天的年份

完 成後, 用戶即可進行總賬入數 (只需按下 "會計總賬入數" 鍵, 即可開啟總賬輸入介面 )

general ledger

8) . 若有需要, 用戶可修改, 刪除或複製先前在會計總賬輸入的資料.

要顯示
交易的詳細資料, 請輸入相關的 "日記賬類別" 及 "交易編號" (即頁面上 C6 及 C7 位置上的資料 ).  系統會在頁面上顯示該交易的詳細內容.  

8.1)
用戶可修改該筆交易的內容, 修改完成後, 可用滑鼠按下 "儲存" 鍵 (或在鍵盤按下功能鍵 "F5"), 系統即會已修改的內容儲存下來.

8.2)耍刪除該筆交易,  用戶可用滑鼠按下 "刪除記錄" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "D" 鍵) 把該筆交易刪除.

8.3)若耍把交易內容複製並另存新日記賬,  用戶可用滑鼠按下 "複製賬目" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "M" 鍵), 系統即會顯示輸入介面, 指示用戶輸入新日記賬的 "日期" 及 "日記賬類別"

duplicate

輸入相關資料, 並按下 "繼續" 鍵後, 系統會把賬項複製到日記賬輸入頁上, 用戶可按需要修改交易詳情 (例如 :賬項內容; 借項 / 貸項金額 等), 完成後按下 "儲存" 鍵, 把交易儲存在系統內.

5). 應收賬及應付賬的關連賬戶設定

1).

在主目錄下, 單擊 "銷售/採購/物控" 鍵, 來 開啟"銷售及應收賬"分 類賬;

( 提示 : 開啟的版面不是 "銷售及應收賬" 頁, 可單擊 "銷售及應收賬" 鍵 )

  "銷售及應收賬" 頁面 : --

salesledger

 "採購及應付賬" 頁面 : --

purchaseledger



  "存倉物品及生產管理賬" 頁面 : --
stockledger


2).

單擊 "賬戶設定" 鍵, 來開啟 "應 收賬和應付賬設定" 頁
輸入各 個關 連賬的賬戶編號, 再按下 "儲存" 鍵,儲存已輸入的賬戶資料

先前在 期初賬目設定時, 如用戶採納了簡易設定的話, 建議在這裡 輸入下述預設的關連賬號編號 :--
 
應收賬 賬戶  --------------> 14211
  銷售折扣賬戶 ------------> 41122
 
應付賬 賬戶
---------------> 21111
  交收款銀行賬戶 ---------> 14511

用 戶可隨意加入多個銀 行 / 現金交收賬戶. 只需單擊 "加入賬戶編號" 欄旁的按鍵, 便可選取賬戶編號, 再按下 "儲存" 鍵, 便可加入已選取了的賬戶.

要預設或刪除某個銀行賬戶,只需點擊該賬戶, 相關按鍵便會顯示出來
.

Linked Account Numbers for AR/AP





6). 存倉物品 / 產品 / 採購 物品設定

"會貿通" 系統採用 3 組編號來連結一個存倉物品

1) .

存貨編 號------

存貨編 號是公司內部統一使用的編號, 不同編號代表不相同的物品.

(使用範圍包括 : 用 料清單, 倉存記賬, 存貨報告, 欠料報告等)
                                           

2) .

產品編 號------

產品編 號是 公司與客戶之間溝通的編號, 因此;產品編 號會在銷售訂單, 發票和退款通知單 (Credit Note) 上使用.


在產品設定時, 每個屬於存倉物品的產品, 必須連結至他的關連存貨編號.

由於同一物品, 因應客戶的需要, 可能會以多個名稱及多個價格銷售給不同客戶, 因此; 同一個物品可以設定成多個產品編號, 但每一個產品編 號只可連 結至一個存貨編號


產品編號與存 貨編號可以是相同的編號, 亦可以是不同的編號.
 

3) .

採購物 品編號--

物品編號是 公司與供應商之間溝通的編號, 因此;物品編號會 在採購單和付款通知單 (Debit Note) 上使用.

 

採購物品是以物品編號和 供應商來識別的, 因此;來自兩個不同供應商的物品, 可以採用相同的物品編號, 不論該兩個物品實際上是屬於相同貨品或是不同的貨品.

 

採購物品設 定時, 每個屬於存倉的物品, 必須連結至他的關連存貨編號.

於 同一款 存倉物 品可能由多個供應商供貨, 同一個存倉物品可以因應需要設定成多個採購物品編 號, 但每一個物品編 號只可連 結至一個存貨編號


與產品編號情況相同, 採購物品編號存 貨編號可以是相同的編號, 亦可以是不同的編號.
                     

4).

下述例 子, 可以表示存貨編號; 產品編 號和採購物品編號, 在系統內是如何關連一起, 各自揮他的 功能 :----

假設公司有兩款貨物, 它們的存貨編號是 "A00011" 及 "B00022"

A00011 這款貨物具有 "清潔劑" 和 "防鏽油" 兩種功能
客戶甲 向公司購買 A00011 作為
"清潔劑"
客戶乙 向公司購買 A00011 作為 "防鏽油"
銷售給
客戶甲的價格與銷售給客戶乙的價格並不相 同

因應
客戶甲和客戶乙 對該貨品的不同需要 (不同產品名稱和價格), 因此,在系統中預先設定了兩個不同的產品編號 : --
產品編號 "P24680", 產品名稱 "清潔劑套裝"
產品編號 "P13579", 產品名稱 "防鏽油"
 
B00022
這款貨物亦有售給客戶甲和客戶 乙, 因客戶對這款貨物沒有特別要求, 因此;這款貨物的產品編號設定與存貨編 號相同 (即是"B00022")
     
在產品設定的過程中,
產品編號 "P24680" 及 產品編號 "P13579"必須連結至存貨編 號 "A00011", 而 產品編號 "B00022" 則連結至存貨編 號 "B00022"

當銷售貨物 A00011
客戶甲 時, 發票上的產品編號是 "P24680",  若銷售貨物 A00011 客戶乙時, 發票上的產品編號是 "P13579".  系統會依照所輸入的產品編號, 由產品資料庫內直接把預先設定的產品名稱和價格加 在發票上.

採購物品設定 :--
假設
A00011 這款貨物可以由兩個供應商供貨 ( 供應商 供應商 ) .  供應商丙的貨 物編號是 "C2468",  而這個供應商 規定, 訂單上必須列明"C2468" 這個編號.  供應商丁則沒 有這個規定,他們可接受客人的代號.

為滿足
供應商丙的規定, 故在給供應商的採購單上, 貨品"A00011" 的物品編號是 "C2468",    
對於供 應商丁來說, 則以 "A00011" ( 即與存貨編號相同) 作為採購物 品編號.
 

 存倉物品設定及更新頁
itemsetup


產品資料設定頁
product setup

product setup1


採購物 品設定頁
part setup

purchase part2


5).

存倉物 品可以由下列 3 個 途徑來設定 :--
a). 經由
"存倉物品及生產管理" 系統中的 "存倉物品設定及更新" 按鍵;
b).
經由 "銷售及應收賬" 系統中的 "產品設定" 按鍵;
c).
經由 "採購及應付賬" 系統中的 "採購物品設定" 按鍵;

雖然上述
3 個途徑, 皆可設定存倉物品, 但理想的設定方法, 是先在 "存倉物品設定及更新" 頁上設立存倉物品, 完成後才在 "產品設定" 和 "採購物品設定" 中加入產品和採購物品的資料, 理由如下 :--

a). 在 "存倉物品設定及更新"
頁中可設定期初數量及期初存貨價值

b).

"產品設定" "採購物品設定" 中, 若關連的存貨編號已存在並先行選取的話, 物品名稱便會自動加至產品名稱欄內.  



 
存倉物 品設定及更新頁 ( 完成設定後)
stock detail




7). 銷售訂單 發票

A). 銷售訂單 :--

銷售訂單是用來記錄客戶已確認但未交貨的訂單.  要開立一張
銷 售訂單 ( 或一 張發票), 客戶的資料及產品資料必須已預先設定.   開 立銷售訂單是不受存貨限制的 (即是說, 不論所要求的產品有沒有足夠存貨, 都可以開立銷售訂單)

為何要在系統中輸入
銷 售訂單, 而不待收到足夠貨物時, 才直接開立發票其 中一個主要原因是 "會貿通" 系統可按用戶要求, 隨時產生一份欠料報表.

 

欠 料報表是一個非常有用並且非常好用的工具, 報表會按照已輸入的銷售訂單, 來對比現有存倉物品, 並計算各物品的欠料數量, 報表不僅包括產品, 還包括需要生產自製產品的 各個零件的欠料數量)

欠 料報表會列出下述資料 :--

1).
2).
3).

現 有銷售訂單 的產品需求, 及各個產品欠料數量 ;
產品是否屬於自製產品, 及需要那些半製品 ;
生產
自製產品 或半製品的各個零件及配件的存倉數和欠料數量& nbsp;

當 產品有存貨時, 銷售訂單可直接轉換成發票.  銷售訂單轉換為發票 可容許整張銷 售訂單轉換或只轉換部份數量.  

備註: --
已 輸入的銷售訂單可容許修改或刪除.  
若要
修 改或刪除銷售訂單, 只需在銷售訂單輸入頁 上, 輸入相關的銷售單編號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作

sales order




B). 發票 : --

開立發票代表出售了產品.  當
發票開立並完成儲存後, 系統會視有關交易已完成, 若產品中, 包含一些存倉物品, 系統會在存貨賬中, 減去相關數量, 及扣除相應的貨值.  要 開立一張發票, 所牽涉的存倉物品, 必須有足 夠的存貨.

發票可直接經由發票輸入頁開 立, 或由銷售訂單轉換過來.

系 統在儲存發票期間, 會執行下述工作 :--

1).

在應收 賬記入發票的總金額及日期

2).

在 存貨賬中, 減去存倉物品有 關數量, 及扣除相應的貨值

3).

在日記賬中, 記錄相關的銷售金額, 及相關的產品成本

4).

在 出入倉記錄中, 記錄相關物品的出倉數量, 貨值和日期


備註:
--

1).

發票的日期不可以是會計年度以前的日期 (如果是第一年使用 "會貿通 ", 系統可以容許把屬於過去年度的資料輸入, 方便用戶日後查閱和跟蹤, 但有關賬目不會過賬至存貨賬或會計總賬, 而倉存記錄亦不會改動).

 

2).

已 輸入的發票, 在客戶未付款前, 可 容許修改或刪除. (但若改動後, 會使存貨數量或存貨值變為負數時, 則不容許改動)

 

3).

若 要修 改或刪除發票, 只需在發票輸入頁 上, 輸入相關的發票編 號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作.

發票不容許修改時 (例如 : 客 戶已繳付部份貨款, 或發票日期屬於上個年度), "修改" 鍵將不會顯示出來.
 

4).

每張發票只可輸入 20 款 產品, 這個安排是要使每張發票可列印在一張紙上. 

銷售訂單和退貨通知單也沿用這個規則.

 

5). 開立發票 (或銷 售訂單)時,系統會自動配上發票編號(或銷 售訂單編號)用戶亦 可輸入他們自設的編號. 但輸入的編號格式, 必須系 統自 動配上的編 號不 同 (即: 不可以是 "INV" 或 "PI" 與 6 位數字的內的配搭)

對於退款通知書的編號,
系 統只接受由系 統自 動配上的編號


invoice




銷售訂單轉換為發票 :--
若要把
銷 售訂單轉為發票, 先在銷 售訂單上輸入相關銷售訂單編號, 然後單擊 "轉出為正式發票" .

從 銷售訂單轉過來的發票, 在完成資料 (例如: 日期) 輸入後, 須按下 "儲存" 鍵以儲存發票,才完成轉換.

按下"轉出為正式發票"按 鍵時, 系統會把確認的數量從銷 售訂單中扣除, 但在發票上其後的改動, 則不會在原銷 售訂單中再作增減.  因此, 建議用戶應在銷售訂單上, 確認資料正確才把確認出貨數量轉出至發票.

若用戶
把 銷售訂單轉出至發票, 但最終卻沒有儲存該發票, 有關轉換則視為沒有完成, 而 相關銷售訂單將會回復至它的原來狀態

 
銷 售訂單的全部物品及數量, 都完成轉出至發票後, 該銷 售訂單則會由記錄中刪除.




8). 採 購單和收貨輸入

要 開立一張採購單, 供應商的資料及採購物品資料必須已預先設定.  

當供應商交來貨物時, 需在系統中
作來貨確認, 要輸入來貨資料, 先在採 購單上輸入相關採購單編號, 這時採 購單的右方會出現收貨輸入欄 (如下圖示)

來貨確認輸入頁面
receiving update  


在 按下 "確認收貨" 按鍵後, 系統會執行下述工作 :--

1).

把 屬於存倉物品的項目, 在存貨賬中加上相關來貨數量, 及相應的貨值;
若是"非
存倉物品"項目, 則在日記賬中, 記錄相關的支出

2).

在應付 賬記入來貨的總金額及日期

3).

在 出入倉記錄中, 記錄相關物品的入倉數量, 貨值和日期



備註 : --

1).

系統容許多次收貨.

2).

輸入的收貨日期, 不可以是一個未來的日期.

 

3).

收貨日期不可以是會計年度以前的日期 (如 果是第一年使用 "會貿通", 系統可以容許把屬於過去年度的來貨資料輸入, 方便用戶日後查閱和跟蹤, 但有關賬目不會過賬至存貨賬或會計總賬, 而倉存記錄亦不會改動)

 

4).

符 合以下限制的情況下, 系統容許修改或刪除採購單 :--

4.1)

如供應 商已交來部份物品, 採 購單不能刪除; 

4.2)

已作部份收 貨的項目, 不能修改的單價 或折扣率;

4.3)

不能修改數量至少於已收貨數量

 

5).

若 要修 改或刪除採購單, 只需在採購單輸入頁 上, 輸入相關的採購單編號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作.採 購單不容許修改時, "修改" 鍵將不會顯示出來.

 

6).

每張採 購單只可輸入 20 款 產品, 這個安排是要使每張採 購單可列印在一張紙上. 

採 購單外, 付款通知單也沿用這個規則.

 

7). 開立採購單時, 系統會自動配上採 購單編 號.  用戶亦 可自行輸入他們喜好的採購單編號. 但輸入的編號格式, 必須系 統自 動配上的編 號不 同 (即: 不可以是 "P" 再加上6 位數字)

對於付款通知書的編號,
系 統只接受由系 統自 動配上的編號





9). 公司資料設定及更新

在主目錄頁上
單 擊 "公司資料" 按鍵則會顯示公司資料輸入表

companydata


用戶可在表格上輸入或更改下列資料 : ---

9.1). 加入公司 "別名",輸入的公司別名會在發票 及 採購單上 與公司主名稱同時列印出來。
( 一般來說,公司別名 與 公司主名稱是公司兩種不同語言的名稱,例如:公司的主名稱是公司的中文名稱,而公司別名則可以是公司的英文名稱。)
9.2). 加入公司標誌標誌會在發票及採購單上顯示出來
9.3). 更改公司地址
9.4). 加入發票及採購單上頁尾的公司資料
加入或修改上述資料後必須按下 "儲存公司資料" 按鍵,否則所輸入的資料不會保存



除上述資料外
,用戶亦可在公司資料輸入表進入下列功能 : --
-
1). 修改會計賬戶表
2). 加入新公司
3). 以正確有效的啟動鑰來完成啟動 "會貿通" 系統




10). 在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上編號條碼 (Barcode )

1). "會貿通" 所支援的條碼字型是  "IDAutomationHC39M Free Version" (True Type)

2). 要在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上條碼 , 必須先行在電腦上安裝相關條碼的字體

3). 相關條碼的字體可在下列網址下 載 :--
 
http://www.idautomation.com/free-barcode-products/code39-font/

4). 請按照網址內所提供 的指示 , 下載及安裝條碼字體

5). 下列圖像是發票的樣本 , 主要顯示條碼的位置 , 公司標誌的位置 , 及同時印出中英文公司名稱


invoiceprintout




11).  以密碼保護會貿通 系統

用戶可按他們的需要, 以密碼保護會貿通系統, 以防止未經授權人士使用.

若要啟用密碼保護, 可按照 下述步驟操作 : ---
1). 開啟會貿通系統
2). 在主目錄頁, 按下 "公司資料" 按鍵, 進入公司資料輸入介面
3). 找出 "新密碼" 和 "再輸入密碼" 輸入欄
4). 在該兩個輸入欄內, 輸入用戶自訂的密碼, 再按下 "更新密碼" 按鍵
5). 稍後片刻後, 直至系統顯示 "新密碼已啟用"訊息, 即代表密碼保護已開啟
6). 開啟密碼保護後, 每一次開 啟會貿通時, 系統即會要求用戶輸入正確密碼.

passwordinput
7). 開啟密碼保護後, 用戶亦可按他們的需要, 解除密碼保護.  
只要在
" 新密碼" 和 "再輸入密碼" 欄內, 輸入空白資 料, 然後按下 "更新密碼" 按鍵, 系統即會執行解除密碼操作




12). 會貿通軟體的系統 檔和資料儲存位置
1). 系 統安裝過程中,  會貿通會在電腦中建立一個名為 "C:/MMT Account/ " 的資料夾, 並在這個資料夾內, 加入會貿通軟體的系統檔.  ( 註 : 系純檔是一個 Excel 檔案, 名稱是 "MMT Account" )

另外, 在
安裝過程中, 亦加入一個資料檔, 資料檔的名稱和儲存位置, 則按照用戶的輸入而設定 .
資料檔的名稱和儲存位置, 會顯示在主目錄頁的 "C4" 和 "C5" 儲存格內, 如下圖 : ---

datalocation


12.1).  
資 料備份
1). 建議用戶定期做資料備份, 當電腦或硬盤出現問題時, 可利用已備份的檔案復原資料.
2). 資料檔本身是一個 Excel 檔案, 備 份工作非常簡單, 就是把資料檔直接覆製到用作備份的裝置上 (例如 : USB 記憶棒, CD 或 DVD 儲存碟等).



12.2).  從電腦完全移除會貿通軟體及其資料檔 

試用後, 若用戶認為 "會貿通" 這套軟體不適合他們的話, 可按照下述步驟把會貿通軟體及相關資料檔從電腦中完全移除 : ---
1). 刪除 " C:/MMT Account/ " 資料夾
2). 若資料檔存放在 " C:/MMT Account/ " 資料夾以外的位置, 則需找出資 料檔的儲存位置, 並把資料檔刪除
3). 把桌面上 "會貿通" 的啟動圖像, 移除至資源回收桶中