會貿通 (MMT Account) ---  Excel 會 計 商貿系統

功能包括 : 會計 / 銷售 / 採購 / 物料及生產管理


       支 援版本  Excel 365, 2019, 2016, 2013, 2010  2007
 

MMT Account Software Download ( Excel Accounting )


Excel Accounting and MRP system with Sales, Purchases and Inventory

About Mark-Motum Co Ltd and MMT Account Software

MMT Account-Business vs MMT Account-Basic System run on Excel all versions

Guidelines of Excel Accounting Macro setup and MMT Account

english home


以下
指引協助用戶安裝和設定 "會貿通" 系統

 

1).

Excel 2007, 2010, 2013, 2016 and 2019 巨集安全層級設定

   備註: 一般情形下, 毋須執行這項目的設定, 因為這項本質 Excel 預設的設定.

           只有在巨集功能被關閉時,才需執行這 項目的設定

2).

會貿通系統安裝

3).

設定期初會計賬目

3.1). 簡易設定 (採納預設賬戶表)

3.2). 用戶自訂設定

4). 應收賬及應付賬的關連賬戶設定

5).

存倉物品 / 產品 / 採購物品設定

6).

銷 售訂單 及 發票

7).

採 購單 及 收貨輸入

8).  公司資料設定及更新
8.1). 在 發票 及 採購單上加入第二個公司名稱
8.2). 在發票 及 採購單上加入公司標誌
9).  在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上編號條碼 (Barcode)
10).  以密碼保護會貿通系統
11).  會貿通軟體的系統檔和資料檔的 儲存位置
11.1)  資料備份
11.2)  從 電腦完全移除會貿通軟體及其資料檔













1). Excel 2007, 2010, 2013, 2016 及 2019 巨集安全層級設定
 

Excel 巨集需設為 "啟動" 模式, 否則"會貿通"系統不能正常操作.  

請 按照下述步驟設定巨集的安全層級  : --

 

1).

開啟 Excel

2).

2.1) Excel 2007 - 單擊左 上角的 "Excel" 標誌, 再按下 "選項" 鍵

2.2) Excel 2010, Excel 2013, 2016 及 2019- 單擊左上角的 "檔案" 鍵, 再按下 "選項" 鍵

3).

單擊 "信任中心", 按下 "信任中心設定" 鍵, 再按 "巨集設定" 選項

4).

選取 "停用所有巨集 (事 先通知)", 然後按下 "確定" 鍵

Trust Center Setting
Security Setting

5).

按下 "信任中心設定" 鍵, 再按 "訊息列" 選項

6).

選取 "ActiveX 控制項和巨集之類的主動式內容遭到封鎖時, 在所有應用程式中顯示訊息列" , 然後按下 "確定" 鍵

Message Bar




2). 會貿通系統安裝

1).

下載 "會貿通" 軟體, 並把下載得來的壓縮檔儲存在電腦內

2). 在 Windows 檔案總管中, 新增一個臨時資料夾 ( 例如 :   C:\MMTFiles\  ).  這個資料夾是要儲存 第 3 項步驟內解壓得來的檔案.

3).

下載得 來的壓縮檔解壓縮, 把解壓得來的全部檔案 (共 有 4 個檔案) 儲存在第2項所述的資料夾內

(提示 : 解壓得來的全部檔案必須儲存在同一個資料夾內)

備註 : 當會貿通系統成功安裝後, 儲存在臨時資料夾內 的檔案將毋須再使用.  因此, 完成系統安裝後, 用戶可把該臨時資料夾刪除.

4).

開啟 Windows 檔案總管,  打開上述的臨時資料 夾, 並雙擊名稱為 "安裝" 的 Excel 檔案 

5). 當 Excel 啟動時, 須依照下述指示啟動巨集, 否則系統不會執行安裝工作 : -- 



5.1).

若使用 Excel 2007, 當 Excel 啟動時, 會在工具列下方出現安全警告, 單擊"選項"鍵, 便會出現巨集安全性選項.   請選取 "啟用這個內容", 然後按 "確定"鍵

Security Options

macroenable2007

5.2). 若使用 Excel 2010, 2013, 2016 2019, Excel 啟動時, 會在工具列下方出現安全警告選項, 

請 單擊"啟用內容"鍵 

macroenable2013

6).

完成上 述步驟後, 系統會執行安裝工作, 把"會貿通" 軟體安裝 在電腦內.  

7). 在進行系統安裝的過程中, 會要求用戶輸入公司的資料, 並建立相關的資料檔.


資料檔名稱的格式是 "檔案名稱- yyyy",  建 議檔案名稱為2 至3 個中文字(或4 至6 個英文字母),   "yyyy" 代表會計年度的開始年份, 由系統配上, 用戶毋須輸入



Company Data Input

8).

完成" 會貿通"系統安裝後, 電腦螢幕上會展現主目錄頁

main menu

9).

用戶必 須依照下述步驟輸入期初會計賬項,及設定各資料 庫後, 才可輸入資料 :--

9.1).

期初會計賬項設 定
在主目錄下, 單擊 "公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

按下 "設 定期初賬目" 鍵

9.2).

存倉物品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "存 倉物品 生產管理" 鍵, 以開 啟 "存倉物品及生產管理" 頁;
按下 "存倉物品設定及更新"

9.3).

應收賬和應付賬關連賬戶設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "賬 戶設定"

9.4).

客戶資料設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "客 戶設定"

輸入客 戶資料時,系統會自動配上一個客戶編號,用戶亦可自行輸入他們喜好的客戶編號. 但輸入的編號不 可以是 5位以內的數目字.

9.5).

產品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "銷 售及應收賬" 鍵, 以開啟 "銷售及應收賬" 頁;
按下 "產 品設定"

9.6).

應商設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "應商設定"

輸入應商資料時,系統會自動配上一個應商編號,用戶亦可自行輸入他們喜好的應商編號. 但輸入的編號不可以是 5位以內的數目字, 不論有否冠以 "S"代號.

9.7).

購物品設定
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "購物品設定"

9.8).

交貨地址設定
(備註 : 當有多個地點接收供應商交來的貨物時, 則需要設定交貨地址)
在主目錄下, 單擊 " 銷售/採購/物控" 鍵, 來開啟分類賬頁;
單擊 "採 購及應付賬" 鍵, 以開啟 "採購及應付賬" 頁;
按下 "交貨地址設定"





3). 設定期初賬目

系統完 成首次安裝後, 需要執行期初賬目設定, 只有完成期初賬目設定後, 方可進行入數


期初賬目設定包括下述項目 :--

1).

輸入上 個會計年度的最後結算日期

2).

設定科 目表 / 賬戶表

簡易設定 -- 用戶若對科目表沒有特別要求的話, 則建議採納簡易設定

用戶自訂設定 -- 較適合專業會計人士, 及由其他會計系統轉過來使用 "會 貿通" 的企業




3.1). 簡易設定 (採納預設賬戶表)

1).

在主目錄下, 單擊 " 公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

 

2).

按下 "設 定期初賬目" 鍵後, 版面會轉換成一張工作表,

 

3).

請在工作表的 C10 儲 存格上, 輸入上個會計年度最後一天的日期, 格式是 yyyy/mm/dd
提示 : 輸入的日期必須
公司的年結月份 一致 (例如 : 若果公司的年結月份是 3月, 而上一個已完成年結的會計年 度是 2015年4月1日至 2016年3月31日, 輸入的日期便是 "2016/03/31" ) 

Chart of Account Setup

4) .

相關儲存格中, 輸入各賬戶上年度的結餘金額, 作為新一年度的期初結餘.  

( 提示 : 借 項的總結餘金額與貸項的總結餘金額, 必須相同.  若兩者有差異時, 資料儲存便不能進行 )

註 : --
  4.1

4.2

對於一間沒有過往會計賬目的全新公司, 則毋須輸入上年度的結餘 (即 : 各賬項金額為零)

對 於過往有營運的公司來說, 用戶可選擇在日後才利用總賬入數方式, 把上年度的結餘輸 入系統.  這 個方式進行的話, 則毋須在表格上輸入各賬項的結餘金額 (即 : 各賬項金額為零)

5) .

"儲存並返回主目錄" 鍵, 系統會儲存有關資料, 並返回主目錄頁  

完成儲存科目表及期初結餘的同時, 系統會依據所設定的會計年度, 修正資料檔名稱最後的4位數字(即代表會計年度的部份),  修正後的4位數字是會計年 度的第一天的年份

完成後, 用戶即可進行總賬入數 (只需按下 "會計總賬入數" 鍵, 即可開啟總賬輸入介面 )

general ledger

6) . 若有需要, 用戶可修改, 刪除或複製先前在會計總賬輸入的資料.

要顯示
交易的詳細資料, 請輸入相關的 "日記賬類別" 及 "交易編號" (即頁面上 C6 及 C7 位置上的資料 ).  系統會在頁面上顯示該交易的詳細內容.  

6.1)用戶可修改該筆交易的內容, 修改完成後, 可用滑鼠按下 "儲存" 鍵 (或在鍵盤按下功能鍵 "F5"), 系統即會已修改的內容儲存下來.

6.2)耍刪除該筆交易,  用戶可用滑鼠按下 "刪除記錄" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "D" 鍵) 把該筆交易刪除.

6.3)若耍把交易內容複製並另存新日記賬,  用戶可用滑鼠按下 "複製賬目" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "M" 鍵), 系統即會顯示輸入介面, 指示用戶輸入新日記賬的 "日期" 及 "日記賬類別"

duplicate

輸入相關資料, 並按下 "繼續" 鍵後, 系統會把賬項複製到日記賬輸入頁上, 用戶可按需要修改交易詳情 (例如 :賬項內容; 借項 / 貸項金額 等), 完成後按下 "儲存" 鍵, 把交易儲存在系統內.




3.2) 用戶自訂設定科目表 / 賬戶表

1).

在主目錄下, 單擊 " 公司資料" 鍵, 來開啟公司資料;

 

2).

按下 "設 定期初賬目" 鍵後, 版面會轉換成一張工作表,

 

3).

請在工作表的 C10 儲 存格上, 輸入上個會計年度最後一天的日期, 格式是 yyyy/mm/dd


提 示 : 輸入的日期必須公司的年結月份 一致 (例如 : 若果公司的年結月份是 3月, 而上一個已完成年結的會計年 度是 2015年4月1日至 2016年3月31日, 輸入的日期便是 "2016/03/31" )

Initial Company Data Setup

4).

在工作表的第15 列開始, 會題示預設的科目表, 用 戶可增加 / 刪除或修改賬戶編號或名稱.

若用戶
對科目表沒 有特別要求的話, 可採納預設的科目表, 直 接輸入各賬戶的期初結餘, 然後單擊 "儲存並返回主目錄" 鍵, 系統便會儲存有關資料.

用 戶亦可依從下列規則, 修 改科目表:--

a).

"1" 開頭的賬戶編號, 屬於資產類別;

b).

"2" 開頭的賬戶編號, 屬於負債類別;   "3" 開頭的, 屬於權益類別;

c).

"4" 開頭的賬戶編號, 屬於收入類別;   "8" 開頭的, 屬於其他收入類別;

d).

"5"; "6" "9" 開頭的賬戶編號, 屬於支出類別;

e).

"36" 開頭的賬戶編號, 只供系統使用, 保留作年度盈 / 虧報告

f).

賬 戶編號在 1 位數到 5 位數之間

g).

賬戶層 級由賬戶編號的位數來決定 ( 例如 : 賬戶編號 '1' 屬於第 1 級;  賬戶編號 '1142' 屬於第 4 級, 餘此類推 )
1 級是最高層級, 第 5 級是最低層級

h).

從第 1 級到第 4 級的賬戶, 賬戶編號必須由數目字組成;
5 級的賬戶, 頭 4 個位, 必須是數目字, 第 5 個位可容許數目字或英文字母, 但不接受英文字母 'O' 或 'I'

i).

1 級的賬戶外有賬戶編號必須有 他的上級賬戶.
上 級賬戶編號與他的下級賬戶編號比較, 就是少了最
後 的一個位 (例如 :  '114' 是 '1141' 和 '1142' 的上級賬戶 )

 

5).

完成設定科目表後, 請在相關儲存格內, 輸 入各賬戶的期初結餘

( 提示 : 借 項的總結餘金額與貸項的總結餘金額, 必須相同.  若兩者有差異時, 資料儲存便不能進行 )

註 : --
  5.1

5.2

對於一間沒有過往會計賬目的全新公司, 則毋須輸入上年度的結餘 (即 : 各賬項金額為零)

對 於過往有營運的公司來說, 用戶可選擇在日後才利用總賬入數方式, 把上年度的結餘輸 入系統.  這 個方式進行的話, 則毋須在表格上輸入各賬項的結餘金額 (即 : 各賬項金額為零)

6).

"儲存並返回主目錄" 鍵, 系統便會儲存有關資料.

 

7).

完成儲 存科目表及期初結餘的同時, 系統會依據所設定的會計年度, 修正資料檔名稱最後的4位數字(即 代表會計年度的部份),  修正後的4位數字是會計年 度的第一天的年份

完 成後, 用戶即可進行總賬入數 (只需按下 "會計總賬入數" 鍵, 即可開啟總賬輸入介面 )

general ledger

8) . 若有需要, 用戶可修改, 刪除或複製先前在會計總賬輸入的資料.

要顯示
交易的詳細資料, 請輸入相關的 "日記賬類別" 及 "交易編號" (即頁面上 C6 及 C7 位置上的資料 ).  系統會在頁面上顯示該交易的詳細內容.  

8.1)
用戶可修改該筆交易的內容, 修改完成後, 可用滑鼠按下 "儲存" 鍵 (或在鍵盤按下功能鍵 "F5"), 系統即會已修改的內容儲存下來.

8.2)耍刪除該筆交易,  用戶可用滑鼠按下 "刪除記錄" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "D" 鍵) 把該筆交易刪除.

8.3)若耍把交易內容複製並另存新日記賬,  用戶可用滑鼠按下 "複製賬目" 鍵 (或在鍵盤按下 "Ctrl" + "M" 鍵), 系統即會顯示輸入介面, 指示用戶輸入新日記賬的 "日期" 及 "日記賬類別"

duplicate

輸入相關資料, 並按下 "繼續" 鍵後, 系統會把賬項複製到日記賬輸入頁上, 用戶可按需要修改交易詳情 (例如 :賬項內容; 借項 / 貸項金額 等), 完成後按下 "儲存" 鍵, 把交易儲存在系統內.

4). 應收賬及應付賬的關連賬戶設定

1).

在主目錄下, 單擊 "銷售/採購/物控" 鍵, 來 開啟"銷售及應收賬"分 類賬;

( 提示 : 開啟的版面不是 "銷售及應收賬" 頁, 可單擊 "銷售及應收賬" 鍵 )

  "銷售及應收賬" 頁面 : --

salesledger

 "採購及應付賬" 頁面 : --

purchaseledger



  "存倉物品及生產管理賬" 頁面 : --
stockledger


2).

單擊 "賬戶設定" 鍵, 來開啟 "應 收賬和應付賬設定" 頁
輸入各 個關 連賬的賬戶編號, 再按下 "儲存" 鍵,儲存已輸入的賬戶資料

先前在 期初賬目設定時, 如用戶採納了簡易設定的話, 建議在這裡 輸入下述預設的關連賬號編號 :--
 
應收賬 賬戶  --------------> 14211
  銷售折扣賬戶 ------------> 41122
 
應付賬 賬戶
---------------> 21111
  交收款銀行賬戶 ---------> 14511

用 戶可隨意加入多個銀 行 / 現金交收賬戶. 只需單擊 "加入賬戶編號" 欄旁的按鍵, 便可選取賬戶編號, 再按下 "儲存" 鍵, 便可加入已選取了的賬戶.

要預設或刪除某個銀行賬戶,只需點擊該賬戶, 相關按鍵便會顯示出來
.

Linked Account Numbers for AR/AP





5). 存倉物品 / 產品 / 採購 物品設定

"會貿通" 系統採用 3 組編號來連結一個存倉物品

1) .

存貨編 號------

存貨編 號是公司內部統一使用的編號, 不同編號代表不相同的物品.

(使用範圍包括 : 用 料清單, 倉存記賬, 存貨報告, 欠料報告等)
                                           

2) .

產品編 號------

產品編 號是 公司與客戶之間溝通的編號, 因此;產品編 號會在銷售訂單, 發票和退款通知單 (Credit Note) 上使用.


在產品設定時, 每個屬於存倉物品的產品, 必須連結至他的關連存貨編號.

由於同一物品, 因應客戶的需要, 可能會以多個名稱及多個價格銷售給不同客戶, 因此; 同一個物品可以設定成多個產品編號, 但每一個產品編 號只可連 結至一個存貨編號


產品編號與存 貨編號可以是相同的編號, 亦可以是不同的編號.
 

3) .

採購物 品編號--

物品編號是 公司與供應商之間溝通的編號, 因此;物品編號會 在採購單和付款通知單 (Debit Note) 上使用.

 

採購物品是以物品編號和 供應商來識別的, 因此;來自兩個不同供應商的物品, 可以採用相同的物品編號, 不論該兩個物品實際上是屬於相同貨品或是不同的貨品.

 

採購物品設 定時, 每個屬於存倉的物品, 必須連結至他的關連存貨編號.

於 同一款 存倉物 品可能由多個供應商供貨, 同一個存倉物品可以因應需要設定成多個採購物品編 號, 但每一個物品編 號只可連 結至一個存貨編號


與產品編號情況相同, 採購物品編號存 貨編號可以是相同的編號, 亦可以是不同的編號.
                     

4).

下述例 子, 可以表示存貨編號; 產品編 號和採購物品編號, 在系統內是如何關連一起, 各自揮他的 功能 :----

假設公司有兩款貨物, 它們的存貨編號是 "A00011" 及 "B00022"

A00011 這款貨物具有 "清潔劑" 和 "防鏽油" 兩種功能
客戶甲 向公司購買 A00011 作為
"清潔劑"
客戶乙 向公司購買 A00011 作為 "防鏽油"
銷售給
客戶甲的價格與銷售給客戶乙的價格並不相 同

因應
客戶甲和客戶乙 對該貨品的不同需要 (不同產品名稱和價格), 因此,在系統中預先設定了兩個不同的產品編號 : --
產品編號 "P24680", 產品名稱 "清潔劑套裝"
產品編號 "P13579", 產品名稱 "防鏽油"
 
B00022
這款貨物亦有售給客戶甲和客戶 乙, 因客戶對這款貨物沒有特別要求, 因此;這款貨物的產品編號設定與存貨編 號相同 (即是"B00022")
     
在產品設定的過程中,
產品編號 "P24680" 及 產品編號 "P13579"必須連結至存貨編 號 "A00011", 而 產品編號 "B00022" 則連結至存貨編 號 "B00022"

當銷售貨物 A00011
客戶甲 時, 發票上的產品編號是 "P24680",  若銷售貨物 A00011 客戶乙時, 發票上的產品編號是 "P13579".  系統會依照所輸入的產品編號, 由產品資料庫內直接把預先設定的產品名稱和價格加 在發票上.

採購物品設定 :--
假設
A00011 這款貨物可以由兩個供應商供貨 ( 供應商 供應商 ) .  供應商丙的貨 物編號是 "C2468",  而這個供應商 規定, 訂單上必須列明"C2468" 這個編號.  供應商丁則沒 有這個規定,他們可接受客人的代號.

為滿足
供應商丙的規定, 故在給供應商的採購單上, 貨品"A00011" 的物品編號是 "C2468",    
對於供 應商丁來說, 則以 "A00011" ( 即與存貨編號相同) 作為採購物 品編號.
 

 存倉物品設定及更新頁
itemsetup


產品資料設定頁
product setup

product setup1


採購物 品設定頁
part setup

purchase part2


5).

存倉物 品可以由下列 3 個 途徑來設定 :--
a). 經由
"存倉物品及生產管理" 系統中的 "存倉物品設定及更新" 按鍵;
b).
經由 "銷售及應收賬" 系統中的 "產品設定" 按鍵;
c).
經由 "採購及應付賬" 系統中的 "採購物品設定" 按鍵;

雖然上述
3 個途徑, 皆可設定存倉物品, 但理想的設定方法, 是先在 "存倉物品設定及更新" 頁上設立存倉物品, 完成後才在 "產品設定" 和 "採購物品設定" 中加入產品和採購物品的資料, 理由如下 :--

a). 在 "存倉物品設定及更新"
頁中可設定期初數量及期初存貨價值

b).

"產品設定" "採購物品設定" 中, 若關連的存貨編號已存在並先行選取的話, 物品名稱便會自動加至產品名稱欄內.  



 
存倉物 品設定及更新頁 ( 完成設定後)
stock detail




6). 銷售訂單 發票

A). 銷售訂單 :--

銷售訂單是用來記錄客戶已確認但未交貨的訂單.  要開立一張
銷 售訂單 ( 或一 張發票), 客戶的資料及產品資料必須已預先設定.   開 立銷售訂單是不受存貨限制的 (即是說, 不論所要求的產品有沒有足夠存貨, 都可以開立銷售訂單)

為何要在系統中輸入
銷 售訂單, 而不待收到足夠貨物時, 才直接開立發票其 中一個主要原因是 "會貿通" 系統可按用戶要求, 隨時產生一份欠料報表.

 

欠 料報表是一個非常有用並且非常好用的工具, 報表會按照已輸入的銷售訂單, 來對比現有存倉物品, 並計算各物品的欠料數量, 報表不僅包括產品, 還包括需要生產自製產品的 各個零件的欠料數量)

欠 料報表會列出下述資料 :--

1).
2).
3).

現 有銷售訂單 的產品需求, 及各個產品欠料數量 ;
產品是否屬於自製產品, 及需要那些半製品 ;
生產
自製產品 或半製品的各個零件及配件的存倉數和欠料數量& nbsp;

當 產品有存貨時, 銷售訂單可直接轉換成發票.  銷售訂單轉換為發票 可容許整張銷 售訂單轉換或只轉換部份數量.  

備註: --
已 輸入的銷售訂單可容許修改或刪除.  
若要
修 改或刪除銷售訂單, 只需在銷售訂單輸入頁 上, 輸入相關的銷售單編號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作

sales order




B). 發票 : --

開立發票代表出售了產品.  當
發票開立並完成儲存後, 系統會視有關交易已完成, 若產品中, 包含一些存倉物品, 系統會在存貨賬中, 減去相關數量, 及扣除相應的貨值.  要 開立一張發票, 所牽涉的存倉物品, 必須有足 夠的存貨.

發票可直接經由發票輸入頁開 立, 或由銷售訂單轉換過來.

系 統在儲存發票期間, 會執行下述工作 :--

1).

在應收 賬記入發票的總金額及日期

2).

在 存貨賬中, 減去存倉物品有 關數量, 及扣除相應的貨值

3).

在日記賬中, 記錄相關的銷售金額, 及相關的產品成本

4).

在 出入倉記錄中, 記錄相關物品的出倉數量, 貨值和日期


備註:
--

1).

發票的日期不可以是會計年度以前的日期 (如果是第一年使用 "會貿通 ", 系統可以容許把屬於過去年度的資料輸入, 方便用戶日後查閱和跟蹤, 但有關賬目不會過賬至存貨賬或會計總賬, 而倉存記錄亦不會改動).

 

2).

已 輸入的發票, 在客戶未付款前, 可 容許修改或刪除. (但若改動後, 會使存貨數量或存貨值變為負數時, 則不容許改動)

 

3).

若 要修 改或刪除發票, 只需在發票輸入頁 上, 輸入相關的發票編 號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作.

發票不容許修改時 (例如 : 客 戶已繳付部份貨款, 或發票日期屬於上個年度), "修改" 鍵將不會顯示出來.
 

4).

每張發票只可輸入 20 款 產品, 這個安排是要使每張發票可列印在一張紙上. 

銷售訂單和退貨通知單也沿用這個規則.

 

5). 開立發票 (或銷 售訂單)時,系統會自動配上發票編號(或銷 售訂單編號)用戶亦 可輸入他們自設的編號. 但輸入的編號格式, 必須系 統自 動配上的編 號不 同 (即: 不可以是 "INV" 或 "PI" 與 6 位數字的內的配搭)

對於退款通知書的編號,
系 統只接受由系 統自 動配上的編號


invoice




銷售訂單轉換為發票 :--
若要把
銷 售訂單轉為發票, 先在銷 售訂單上輸入相關銷售訂單編號, 然後單擊 "轉出為正式發票" .

從 銷售訂單轉過來的發票, 在完成資料 (例如: 日期) 輸入後, 須按下 "儲存" 鍵以儲存發票,才完成轉換.

按下"轉出為正式發票"按 鍵時, 系統會把確認的數量從銷 售訂單中扣除, 但在發票上其後的改動, 則不會在原銷 售訂單中再作增減.  因此, 建議用戶應在銷售訂單上, 確認資料正確才把確認出貨數量轉出至發票.

若用戶
把 銷售訂單轉出至發票, 但最終卻沒有儲存該發票, 有關轉換則視為沒有完成, 而 相關銷售訂單將會回復至它的原來狀態

 
銷 售訂單的全部物品及數量, 都完成轉出至發票後, 該銷 售訂單則會由記錄中刪除.




7). 採 購單和收貨輸入

要 開立一張採購單, 供應商的資料及採購物品資料必須已預先設定.  

當供應商交來貨物時, 需在系統中
作來貨確認, 要輸入來貨資料, 先在採 購單上輸入相關採購單編號, 這時採 購單的右方會出現收貨輸入欄 (如下圖示)

來貨確認輸入頁面
receiving update  


在 按下 "確認收貨" 按鍵後, 系統會執行下述工作 :--

1).

把 屬於存倉物品的項目, 在存貨賬中加上相關來貨數量, 及相應的貨值;
若是"非
存倉物品"項目, 則在日記賬中, 記錄相關的支出

2).

在應付 賬記入來貨的總金額及日期

3).

在 出入倉記錄中, 記錄相關物品的入倉數量, 貨值和日期



備註 : --

1).

系統容許多次收貨.

2).

輸入的收貨日期, 不可以是一個未來的日期.

 

3).

收貨日期不可以是會計年度以前的日期 (如 果是第一年使用 "會貿通", 系統可以容許把屬於過去年度的來貨資料輸入, 方便用戶日後查閱和跟蹤, 但有關賬目不會過賬至存貨賬或會計總賬, 而倉存記錄亦不會改動)

 

4).

符 合以下限制的情況下, 系統容許修改或刪除採購單 :--

4.1)

如供應 商已交來部份物品, 採 購單不能刪除; 

4.2)

已作部份收 貨的項目, 不能修改的單價 或折扣率;

4.3)

不能修改數量至少於已收貨數量

 

5).

若 要修 改或刪除採購單, 只需在採購單輸入頁 上, 輸入相關的採購單編號, 再單擊 "修改" 鍵, 便可按需要進行操作.採 購單不容許修改時, "修改" 鍵將不會顯示出來.

 

6).

每張採 購單只可輸入 20 款 產品, 這個安排是要使每張採 購單可列印在一張紙上. 

採 購單外, 付款通知單也沿用這個規則.

 

7). 開立採購單時, 系統會自動配上採 購單編 號.  用戶亦 可自行輸入他們喜好的採購單編號. 但輸入的編號格式, 必須系 統自 動配上的編 號不 同 (即: 不可以是 "P" 再加上6 位數字)

對於付款通知書的編號,
系 統只接受由系 統自 動配上的編號





8). 公司資料設定及更新

在主目錄頁上
單 擊 "公司資料" 按鍵則會顯示公司資料輸入表

companydata


用戶可在表格上輸入或更改下列資料 : ---

8.1). 加入公司 "別名",輸入的公司別名會在發票 及 採購單上 與公司主名稱同時列印出來。
( 一般來說,公司別名 與 公司主名稱是公司兩種不同語言的名稱,例如:公司的主名稱是公司的中文名稱,而公司別名則可以是公司的英文名稱。)
8.2). 加入公司標誌標誌會在發票及採購單上顯示出來
8.3). 更改公司地址
8.4). 加入發票及採購單上頁尾的公司資料
加入或修改上述資料後必須按下 "儲存公司資料" 按鍵,否則所輸入的資料不會保存



除上述資料外
,用戶亦可在公司資料輸入表進入下列功能 : --
-
1). 修改會計賬戶表
2). 加入新公司
3). 以正確有效的啟動鑰來完成啟動 "會貿通" 系統




9). 在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上編號條碼 (Barcode )

1). "會貿通" 所支援的條碼字型是  "IDAutomationHC39M Free Version" (True Type)

2). 要在發票 , 採購單 或 銷售訂單 內印上條碼 , 必須先行在電腦上安裝相關條碼的字體

3). 相關條碼的字體可在下列網址下 載 :--
 
http://www.idautomation.com/free-barcode-products/code39-font/

4). 請按照網址內所提供 的指示 , 下載及安裝條碼字體

5). 下列圖像是發票的樣本 , 主要顯示條碼的位置 , 公司標誌的位置 , 及同時印出中英文公司名稱


invoiceprintout




10).  以密碼保護會貿通 系統

用戶可按他們的需要, 以密碼保護會貿通系統, 以防止未經授權人士使用.

若要啟用密碼保護, 可按照 下述步驟操作 : ---
1). 開啟會貿通系統
2). 在主目錄頁, 按下 "公司資料" 按鍵, 進入公司資料輸入介面
3). 找出 "新密碼" 和 "再輸入密碼" 輸入欄
4). 在該兩個輸入欄內, 輸入用戶自訂的密碼, 再按下 "更新密碼" 按鍵
5). 稍後片刻後, 直至系統顯示 "新密碼已啟用"訊息, 即代表密碼保護已開啟
6). 開啟密碼保護後, 每一次開 啟會貿通時, 系統即會要求用戶輸入正確密碼.

passwordinput
7). 開啟密碼保護後, 用戶亦可按他們的需要, 解除密碼保護.  
只要在
" 新密碼" 和 "再輸入密碼" 欄內, 輸入空白資 料, 然後按下 "更新密碼" 按鍵, 系統即會執行解除密碼操作




11). 會貿通軟體的系統 檔和資料儲存位置
1). 系 統安裝過程中,  會貿通會在電腦中建立一個名為 "C:/MMT Account/ " 的資料夾, 並在這個資料夾內, 加入會貿通軟體的系統檔.  ( 註 : 系純檔是一個 Excel 檔案, 名稱是 "MMT Account" )

另外, 在
安裝過程中, 亦加入一個資料檔, 資料檔的名稱和儲存位置, 則按照用戶的輸入而設定 .
資料檔的名稱和儲存位置, 會顯示在主目錄頁的 "C4" 和 "C5" 儲存格內, 如下圖 : ---

datalocation


11.1).  
資 料備份
1). 建議用戶定期做資料備份, 當電腦或硬盤出現問題時, 可利用已備份的檔案復原資料.
2). 資料檔本身是一個 Excel 檔案, 備 份工作非常簡單, 就是把資料檔直接覆製到用作備份的裝置上 (例如 : USB 記憶棒, CD 或 DVD 儲存碟等).



11.2).  從電腦完全移除會貿通軟體及其資料檔 

試用後, 若用戶認為 "會貿通" 這套軟體不適合他們的話, 可按照下述步驟把會貿通軟體及相關資料檔從電腦中完全移除 : ---
1). 刪除 " C:/MMT Account/ " 資料夾
2). 若資料檔存放在 " C:/MMT Account/ " 資料夾以外的位置, 則需找出資 料檔的儲存位置, 並把資料檔刪除
3). 把桌面上 "會貿通" 的啟動圖像, 移除至資源回收桶中